APAMS সফটওয়্যার সম্পর্কে কোনো ধারণা না থাকলে অবশ্যই ব্যবহার সহায়িকা (user guideline), ভিডিও টিউটোরিয়াল এবং আপনার জিজ্ঞাসা অপশনগুলো ভিজিট করতে হবে।

System-এর সুরক্ষা বজায় রাখতে এটি verify করে system-এ প্রবেশ করতে হবে। ক্ষতিকারক কোন program দ্বারা যেন system-এর তথ্য চুরি বা ক্ষতিগ্রস্ত না হয় সেই জন্য নতুন system-এ এই google captcha দেয়া হয়েছে।

APAMS সফটওয়্যার ব্যবহারের ক্ষেত্রে সাহায্যের জন্য ০৪ (চার) টি অপশন আছে। যথাঃ ১। ব্যবহার সহায়িকা (user guideline);  ২।  ভিডিও টিউটোরিয়াল; ৩। আপনার জিজ্ঞাসা; ৪। ফোন কল ও ইমেইল সাপোর্ট।

user_id ও password দিয়ে প্রবেশ করার পূর্বেই হেল্প ডেস্ক পাওয়া যাবে। সেখানে "ভিডিও টিউটোরিয়াল", "ব্যবহার সহায়িকা" ও “আপনার জিজ্ঞাসা” নামক ০৩ (তিন) টি লিঙ্ক রয়েছে এবং এর পাশাপাশি ফোন কল (+88 01847215660) ও ইমেইল সাপোর্ট (aps.support@cabinet.gov.bd) রয়েছে।

লগইন পেইজের হেল্পডেস্ক থেকে "মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের এপিএ সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাদের তথ্য" নামক একটি বাটন রয়েছে। সেখানে ক্লিক করলে যে যে মন্ত্রণালয়/বিভাগ এর জন্য যে কর্মকর্তা দায়িত্বে রয়েছেন, তাঁদের নাম, মোবাইল নম্বর ও ইমেইল এড্রেস পাওয়া যাবে।

তিনটি। যথাঃ ১। খসড়া এপিএ প্রস্তুত; ২। খসড়া এপিএ দাখিল; ৩। চূড়ান্ত এপিএ দাখিল

এপিএ তৈরি করার পরে সম্পূর্ন এপিএ দেখার জন্য "প্রতিবেদন" থেকে "সম্পুর্ন এপিএ দেখুন"-এ গেলে সম্পুর্ন এপিএ-টি দেখা এবং pdf হিসেবে ডাউনলোড করা যাবে।

খসড়া এপিএ প্রস্তুত করার জন্য "বার্ষিক কর্মসম্পাদন চুক্তি প্রস্তুত" এই অপশন-টি থেকে শুরু করতে হবে। কোনোভাবেই এপিএ প্রস্তুতের সবগুলো ঘর সম্পন্ন না করে "এপিএ দাখিল করুন" এই অপশন-টিতে যাওয়া যাবে না।

"বার্ষিক কর্মসম্পাদন চুক্তি প্রস্তুত" অপশনের সবগুলো ঘর সম্পন্ন করলে এপিএ-টি সাফল্যের সাথে সেইভ হবে। সেইভ হওয়ার পর "এপিএ দাখিল করুন" অপশনটিতে যেতে হবে এবং খসড়া এপিএ দাখিল করতে হবে।

উর্ধ্বতন অফিস কর্তৃক আয়োজিত এপিএ পর্যালোচনা সভায় প্রাপ্ত মতামতের আলোকে এপিএ সংশোধন ও পরিমার্জন করে চূড়ান্ত এপিএ দাখিল করতে হবে।

খসড়া এপিএ দাখিল করার পরে মন্ত্রিপরিষদ-এর নির্দেশে চুড়ান্তের জন্য সময় নির্ধারন করা হবে। তখন এপিএ পুনরায় এডিট করা যাবে। সব শেষে নির্ধারিত তারিখের মধ্যে এপিএ চুড়ান্তের জন্য দাখিল করতে হবে।

চূড়ান্ত দাখিলের জন্য "এপিএ দাখিল করুন" থেকে "চূড়ান্ত এপিএ দাখিল করুন"- এ ক্লিক করতে হবে।

এপিএ তৈরি করার পরে সম্পূর্ন এপিএ দেখার জন্য "প্রতিবেদন" থেকে "সম্পুর্ন এপিএ দেখুন"-এ গেলে সম্পুর্ন এপিএ-টি দেখা এবং pdf হিসেবে ডাউনলোড করা যাবে।

না। তবে দাখিল করতে চাইলে সফটওয়্যারের মাধ্যমে খসড়া এপিএ-এর জন্য সর্বোচ্চ ০২ (দুই) বার এবং চূড়ান্ত এপিএ-এর জন্য সর্বোচ্চ ০১ (এক) বার দাখিলের সময়সীমা বাড়ানোর জন্য অনুরোধ করা যাবে এবং মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের (মন্ত্রণালয়/বিভাগের ক্ষেত্রে) ও মন্ত্রণালয়/বিভাগের (দপ্তর/সংস্থা/মাঠ পর্যায়ের কার্যালয় ক্ষেত্রে) সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার সাথে কথা বলে বিষয়টি অবহিত করতে হবে।

"কর্মসম্পাদনের সার্বিক চিত্র" টিকে এক পৃষ্ঠায় রাখার বাধ্যবাধকতার কারণে ইনপুট দেওয়ার ক্ষেত্রে অক্ষর সীমাবদ্ধতা (সর্বোচ্চ ৪০০০ অক্ষর) রয়েছে। অর্থ্যাৎ "কর্মসম্পাদনের সার্বিক চিত্র"-এর চারটি ঘর মিলিয়ে সর্বোচ্চ ৪০০০ অক্ষর ইনপুট হিসাবে দেওয়া যাবে।

খসড়া/চুড়ান্ত দাখিল করার পরে যদি এপিএ এর কোনো কিছু পরিবর্তনের প্রয়োজন হয় তাহলে খসড়া/চূড়ান্ত দাখিলের নিচে "সম্পাদনার জন্য অনুরোধ"-এ গিয়ে "Send Request" বাটন থেকে অনুরোধ পাঠাতে হবে এবং মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের (মন্ত্রণালয়/বিভাগের ক্ষেত্রে) ও মন্ত্রণালয়/বিভাগের (দপ্তর/সংস্থা/মাঠ পর্যায়ের কার্যালয় ক্ষেত্রে) সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার সাথে কথা বলে বিষয়টি অবহিত করতে হবে। অনুরোধটি তার উর্ধ্বতন মন্ত্রণালয়/বিভাগ বা দপ্তর/সংস্থা এর কাছে যাবে। সেখান থেকে অনুমোদন দিলে এপিএ পরিবর্তন করা যাবে।

হ্যাঁ যায় এবং তা আবশ্যিক। প্রত্যেক মন্ত্রণালয়/বিভাগ, দপ্তর/সংস্থা ও মাঠ পর্যায় এপিএ টিমের কর্মকর্তার তথ্য সিস্টেমে অবশ্যই ইনপুট দিতে হবে।

কর্মকর্তার তথ্য ইনপুট দেওয়ার জন্য প্রথমে "কর্মসম্পাদন মূল্যায়ন" অপশন থেকে ‘এপিএ টিম’ অপশন সিলেক্ট করতে হবে। সেখান থেকে "Add New" বাটনে গিয়ে এপিএ টিমের কর্মকর্তার তথ্য ইনপুট দিতে হবে।

১। "অগ্রগতি"- মেন্যু থেকে "মাসিক অর্জন"- এ গিয়ে ত্রৈমাসিক রিপোর্ট ইনপুট দিতে হবে।

২। "অগ্রগতি"- মেন্যু থেকে "এপিএ অর্জন দাখিল"- এ গিয়ে দাখিল করতে হবে।